מתפקידי המחלקה:
- הקמת רשומות ספק במערכת וביצוע תשלומים שוטפים של חשבוניות בארץ ובחו"ל לרבות מענה על שאלות, בדיקת שלמות וחבויות מס והתחשבנות שוטפת.
- החזרי הוצאות לעובדים, טיפול בנסיעות לחו"ל, תשלומים בכרטיס אשראי וקופות קטנות
- הקמת רשומות לקוח ורישום תקבולים מתורמים, ממנים, משרדי ממשלה ואחרים בארץ ובחו"ל לרבות הוצאת קבלות/חשבונותושיוך ליחידות הרלוונטיות.
- ניהול ומעקב אחר חשבונות הבנקים לרבות ניהול תזרים מזומנים שוטף, ביצוע עסקאות הגנה וטיפול נאות ביתרות הבנקים.
- ריכוז וחישוב תשלומי מיסים שוטפים לרשויות (ניכויים, עודפות, מע"מ ועוד)
- שליפת דוחות בקרה ופיקוח על יישום הוראות הנהלה ונהלי המוסד.
- כתיבה והפצה של נהלי עבודה שוטפים במסגרת שמירה על הוראות חוק ותהליכים אחידים ומובנים
- ניהול וטיפול שוטף בכל נושא הביטוחים במוסד (אלמנטרי, רכבים, נסיעות לחול, בריאות ותלמידים זרים). החל מטיפול בחידושים, מתן סיוע במקרה של תביעות, קיום ועדות שוטפות לבחינת אירועים ביטוחים, ביטוח מתנדבים והתחשבנות שוטפת עם חברות הביטוח.
- מעקב אחר חשבונות מול בתי חולים מסונפים וחברות קשורות כולל רישום פעולות כספיות, קשר עם נציגי המוסדות לטובת בדיקת הרישומים, יישום הסכמים, חוזים והתחשבנות שוטפת.
- פיקוח וגבייה של כספי מחקרים בהתאם לחוזים שנחתמו עם המממנים בארץ ובחו"ל ובכפוף לביצועי התקציב בפועל. מעקב מרוכז אחר תקציבי מחקר ובכללם גרעונות ו/או יתרות לטיפול.
- טיפול בכל נושא קרנות קשרי מדע, קרנות מחקר לגמלאים ותקציבי חסכונות צד ההוצאות.
- ריכוז נתונים, שליפת אסמכתאות, הכנת ניירות עבודה או אישור דוחות לטובת בקורת שנתית שוטפת מטעם שוחרי האוניברסיטה בפרט ותורמים בכלל.
- מתן מענה שוטף והדרכות לסגל האוניברסיטה בנוגע לכל אחד מהתחומים המפורטים לעיל.
- דוחות תחזית וביצוע לות"ת לטובת קבלת היתרים שנתיים לפעילות